logo poštové služby

Produkcia zásielok - indviduálna pošta

Základom je centralizácia produkcie všetkých zásielok spoločnosti na jedno miesto. Malo by ísť o zásielky, ktoré z rôznych dôvodov (nízke početosti, dôležité dokumenty a pod.)  nie je možné produkovať u externého dodávatela ako hromadnú korešpondenciu, ale na druhej strane výroba týchto zásielok zbytočne zaťažuje "drahých" odborných zamestnancov.

 

Východiskový stav

Rozmýšľali ste už niekedy nad procesom externej komunikácie prostredníctvom poštových zásielok? V absolútnej väčšine spoločností je bežná korešpondencia jednotlivých oddelení spoločnosti, alebo jej pobočiek vytváraná individuálne a to nielen čo sa týka obsahu zásielok, ale aj obálok a sprievodných dokladov.
Bežne totiž autor dokumentu vytlačí list na svojej tlačiarni, zabezpečí, aby ho podpísal kompetentný a následne on alebo ďalšia osoba pripraví obálku so správnou adresou. Na podateľni sa všetky zásielky zaevidujú, pripravia k nim sprievodné doklady (podacie hárky, úverové lístky a pod.) a ide sa s tým na poštu, v lepšom prípade si príde poštový operátor pre zásielky sám.

 

Riešenie

Podstatou je štandardizácia a centralizácia procesov, pričom samotná produkčná časť (výber papiera, vytlačenie písomnosti, výber obálky, zaobálkovanie, vytlačenie adresných údajov a sprievodných dokladov) sa realizuje na jednom mieste, kde sú k tomu vytvorené adekvátne technické podmienky. Už v súčasnosti vlastne takto funguje produkcia tzv. transakčných zásielok (faktúry, výpisy z účtu) v rámci hromadnej korešpondencie.

V interných podmienkach spoločnosti ide vlastne o vyriešenie/zabezpečenie týchto procesov:

  • elektronické zasielanie dokumentov všetkými zamestnancami na tzv. virtuálnu tlačiareň
  • hromadná tlač dokumentov (z virtuálnej tlačiarne) na jednej výkonnej a prevádzkovo úspornej tlačiarni
  • automatické skladnaie a obálkovanie dokumentov
  • tlač sprievodných dokumentov, prípadne frankovanie zásielok výplatným strojom 

Uvedené procesy sú spojené s niektorými SW  riešeniami resp. s využitím vhodnej poštovej techniky, ktorá je už v súčasnosti bežne dostupná na trhu.

 

Výhody

  • zníženie prevádzkových nákladov na spotrebný materiál (kancelársky papier, tonery, obálky, štítky, servis a pod.)
  • skrátenie času potrebného na výrobu jedného kusa zásielky a tým zvýšenie produktivity jednotlivých zamestnancov
  • zníženie cien poštovného pri využití vyššieho objemu technologických a množstevných zliav
  • zníženie počtu zamestnancov resp. prac. úväzkov na podateľni a pobočkách
  • zjednotenie vizuálu všetkej firemnej korešpondencie
  • monitorovanie činnosti jednotlivých zamestnancov
  • eliminovanie počtu tzv. súkromných zásielok - osobná korešpondencia zamestnancov
  • možnosť sledovania životného cyklu zásielky - od zadania po distribúciu 
  • zníženie počtu zbytočne fyzicky distribuovaných zásielok resp. možnosť zlučovania viacerých písomností do jednej zásielky pre rovnakého adresáta
  • obmedzenie nákladnej farebnej tlače u jednotlivých užívateľov

 

 

Aktuality  |  Zo sveta  |  Kontakty  |  Reklama
© 2010 Poštové služby. Prevádzkovateľom a odborným garantom portálu je spoločnosť Postal Consulting s.r.o..