logo poštové služby

Spracovanie došlých zásielok

Otázka pošty a zásielok je často orientovaná len na oblasť produkcie a distribúcie zásielok. Už menej sa firmy zameriavajú na optimalizáciu procesov súvisiacich so spracovaním došlej pošty. Pritom táto agenda často neprimerane zaťažuje aj viacerých zamestnancov resp. jej "povrchné" zabezpečenie má následky v rýchlosti a kvalite komunikácie (zásielky sa neskoro dostanú ku kompetentným osobám, zásielky sa stratia, je problém nájsť staršie zásielky a  pod.).

 

Východiskový stav

Aký je kolobeh úkonov súvisiacich so spracovaním došlej pošty? Zásielky po prevzatí z pošty musí niekto zaevidovať, roztriediť a následne (možno preukázateľne) odovzdať. Toto je vo väčšine prípadov činnosť asistentiek vo väčších spoločnostiach to majú na starosti zamestnanci podateľne. No aj napriek uvedenému je úplne bežnou situáciou, že často sa potrebujeme vrátiť k niektorej písomnosti, ktorá nám bola v minulosti fyzicky doručená. Vtedy nastupuje hľadanie tohto spisu vo vlastnej kancelárii, u kolegov alebo v archíve. Samozrejme to všetko nám zaberá čas a často je výsledok nejasný.

 

Riešenie

Podstatou je vyššie využívanie možností IT. Ak aj k vám prídu písomnosti vo fyzickej forme, prečo ich nepreniesť opäť do elektronickej. Proces skenovania spisov je zaradený ešte na začiatok celého procesu. Samozrejme okrem samotného skenu sú v príslušnej SW aplikácii evidované ďalšie informácie (dátum, odosielateľ, prijímateľ, stupeň utajenia a pod.). Toto následne umožňuje všetkým zamestnancom zo svojich lokálnych staníc online filtrovať a hľadať príslušný spis a pracovať s ním v elektronickej verzii. Ak je tento proces automatizovaný aj ďalej môžeme získať celý proces spracovania došlej pošty od jej príchodu až po následné vybavenie resp. distribúciu reakcie na daný podnet.
Uvedené riešenie zákazníkovi prináša:

 

Výhody:

  • Eliminácia strát došlých písomností v internom prostredí spoločnosti
  • Zrýchlenie vyhľadávania dokumentov
  • Zníženie nákladov na kopírovanie a skenovanie,
  • Zosúladenie procesov s platnou legislatívou (zákony o vedení registratúry)
  • Kontrola a evidencia všetkých aktivít spojených s došlou poštou.

 

Aktuality  |  Zo sveta  |  Kontakty  |  Reklama
© 2010 Poštové služby. Prevádzkovateľom a odborným garantom portálu je spoločnosť Postal Consulting s.r.o..